Operations Manager / Chief of Staff / Executive Assistant (all gender) (m/f/x)

Als Recruiting Manager für die Cordero Unternehmensgruppe suchen wir derzeit nach einem Operations Manager / Chief of Staff / Executive Assistant (all gender)

Die Cordero Unternehmensgruppe ist eine in Deutschland ansässige Investmentgesellschaft, die sich auf den Ankauf und die Bewirtschaftung von Immobilien im Rhein-Neckar-Dreieck spezialisiert hat. Neben Immobilien tätigen wir außerdem Investitionen im Private Equity und Venture Capital Bereich. Als inhabergeführtes Unternehmen haben wir die Freiheit, unabhängige Entscheidungen zu treffen, die unseren langfristigen Zielen und Werten entsprechen. Wir glauben an nachhaltige und verantwortungsvolle Investitionen und arbeiten eng mit unseren Geschäftspartnern und Stakeholdern zusammen.

Wenn Sie eine offene, kommunikative Persönlichkeit sind und Freude daran haben, in einem dynamischen und erfolgreichen Unternehmen mitzuwirken, dann sind Sie bei uns genau richtig. Wir bieten Ihnen eine herausfordernde Aufgabe mit viel Eigenverantwortung und Gestaltungsspielraum in einem angenehmen Arbeitsumfeld.

Aufgaben

Als rechte Hand des Geschäftsführers sind Sie für das operative Tagesgeschäft und die Leitung von Projekten verantwortlich. Sie koordinieren Mitarbeiter und Freelancer und arbeiten eng mit externen Dienstleistern wie Handwerkern, Hausverwaltungen, Mietern, Steuerberatern und anderen zusammen. Darüber hinaus übernehmen Sie die Termin- und Reiseplanung des Geschäftsführers und sorgen für einen reibungslosen Posteingang und die Ablage. Sie stellen sicher, dass kritische Aufgaben erledigt werden und koordinieren die vorbereitende Buchhaltung sowie die Erstellung der Jahresabschlüsse. Sie erstellen selbstständig wöchentliche Reports für den Geschäftsführer.

Als rechte Hand des Geschäftsführers sind Sie für das operative Tagesgeschäft und die Leitung von Projekten verantwortlich

• Verantwortung für die Planung und Durchführung von Projekten und Aufgaben im Unternehmen
• Identifizierung und Überwachung von Projektrisiken und Implementierung von Maßnahmen zur Risikominderung
• Zusammenarbeit mit dem Geschäftsführer, um operative und strategische Geschäftsziele zu erreichen

Koordination von Mitarbeitern und Freelancern (Chief of Staff)

• Verwaltung von Mitarbeiter- und Freelancer-Daten
• Planung, Organisation und Überwachung von Projekten und Aufgaben
• Schaffung einer produktiven Arbeitsumgebung durch die Unterstützung der Mitarbeiter

Zusammenarbeit mit externen Dienstleistern

• Aufbau und Pflege von Beziehungen zu Handwerkern, Hausverwaltungen, Mietern, Steuerberatern und anderen externen Partnern
• Verhandlung von Verträgen und Konditionen mit externen Dienstleistern
• Überwachung der Leistung und Qualität der Dienstleister und Schaffung von Feedbackschleifen

Koordination der internen und externen Geschäftskommunikation

• Verwaltung des E-Mail-Postfachs des Geschäftsführers und der allgemeinen E-Mail-Adresse des Unternehmens
• Organisation von Besprechungen, Terminen und Reisen für den Geschäftsführer
• Beantwortung von Anfragen und Korrespondenz mit Geschäftspartnern, Kunden und Lieferanten

Sicherstellung der Erledigung kritischer Aufgaben und Priorisierung

• Verantwortung für die Überwachung der Arbeitsabläufe und die rechtzeitige Erledigung kritischer Aufgaben
• Planung und Durchführung von Überprüfungen der Arbeitsabläufe und Maßnahmen zur Optimierung der Abläufe

Koordination der vorbereitenden Buchhaltung und Erstellung der Jahresabschlüsse

• Zusammenarbeit mit der Buchhaltung bei der Vorbereitung von Buchhaltungsunterlagen
• Überwachung der Vorbereitung der Jahresabschlüsse und Koordination mit dem Steuerberater

Selbstständiges wöchentliches Reporting an den Geschäftsführer

• Erstellung und Präsentation von wöchentlichen Berichten und Analysen
• Überwachung der Geschäftsleistung und Identifizierung von Handlungsempfehlungen zur Verbesserung der Geschäftsleistung

Persönliche Assistenz für den Geschäftsführer

• Unterstützung des Geschäftsführers bei der Organisation und Priorisierung von Aufgaben und Projekten
• Verwaltung der persönlichen Kontakte des Geschäftsführers
• Vorbereitung von Unterlagen und Präsentationen für den Geschäftsführer

Qualifikation

Anforderungen:

• Abgeschlossenes Studium oder eine vergleichbare Qualifikation
• Erfahrung im Bereich Operations Management, Assistenz/Referent der Geschäftsführung
• Erfahrung in der Zusammenarbeit mit externen Dienstleistern
• Ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten
• Hohe Eigenverantwortung und Selbstständigkeit
• Technikaffinität und Innovationswille, um das Unternehmen weiter zu skalieren und zu digitalisieren
• Out-of-the-box-Denken, um kreative Lösungen für komplexe Herausforderungen zu finden
• Resilienz und Erfolgswille, um auch in anspruchsvollen Situationen einen kühlen Kopf zu bewahren
• Mobilität, um bei Bedarf auch außerhalb des Büros tätig zu sein

Benefits

Das Gehaltspaket bei der Cordero Unternehmensgruppe richtet sich nach Erfahrung und Qualifikation und ist wettbewerbsfähig im Markt.

Wir bieten unseren Mitarbeitern ein attraktives Gehalt, das durch zusätzliche Benefits und flexible Arbeitszeiten ergänzt wird. Wir unterstützen die persönliche und berufliche Weiterentwicklung unserer Mitarbeiter an interessanten Projekten mitzuwirken und Verantwortung zu übernehmen.

Nach Durchsicht Ihrer Unterlagen laden wir Sie zum persönlichen Gespräch ein